KI-Dienstleister finden: Checkliste

Einen guten KI-Dienstleister erkennen Sie an nachprüfbaren Referenzen aus Ihrer Branche, einem schriftlichen Angebot mit klarem Leistungsumfang und allen laufenden Kosten, einer transparenten Aussage zum Speicherort der Daten und einem Auftragsverarbeitungsvertrag. Diese Checkliste zeigt, welche Fragen Sie stellen, welche Warnsignale Sie ernst nehmen und was in den Vertrag gehört.

Der Markt für KI-Dienstleistungen ist jung und unübersichtlich: Neben erfahrenen Systemhäusern und Agenturen bieten viele Einzelpersonen KI-Projekte an, deren Erfahrung sich von außen schwer einschätzen lässt. Einen geschützten Berufstitel oder eine Pflichtzertifizierung für KI-Berater gibt es in Deutschland nicht. Umso wichtiger ist eine strukturierte Auswahl. Stand dieses Ratgebers ist November 2026.

Welche Art von Dienstleister brauchen Sie?

Welcher Dienstleister passt, hängt davon ab, ob Sie Beratung, die Umsetzung eines klar umrissenen Projekts oder eine fertige Software suchen. Die drei Typen unterscheiden sich deutlich in Preis und Arbeitsweise.

Typ	Stärken	Schwächen	Passt, wenn
Freelancer	günstiger, direkter Kontakt, flexibel	Ausfallrisiko bei Krankheit oder Urlaub, begrenzte Kapazität	kleines, klar abgegrenztes Projekt, zum Beispiel eine Automatisierung
Agentur oder Systemhaus	Team, Vertretung, Wartungsverträge, oft Branchenerfahrung	höhere Stundensätze, Ansprechpartner wechseln	mehrere Anwendungsfälle, Anbindung an bestehende IT
Software-Hersteller (SaaS)	fertiges Produkt, schnell startklar, planbare Monatskosten	wenig Anpassung, Abhängigkeit vom Anbieter	Standardaufgabe, für die es ein ausgereiftes Produkt gibt

Checkliste: Welche Fragen sollten Sie jedem Anbieter stellen?

Stellen Sie jedem Anbieter dieselben Fragen schriftlich, dann können Sie die Antworten direkt vergleichen. Die folgenden Fragen decken Erfahrung, Technik, Datenschutz und Kosten ab.

Erfahrung und Referenzen

Welche vergleichbaren Projekte haben Sie in den letzten zwölf Monaten umgesetzt?
Können wir mit zwei Referenzkunden sprechen, idealerweise aus unserer Branche?
Wer arbeitet konkret an unserem Projekt, und wer ist unser fester Ansprechpartner?

Technik und Umsetzung

Welche Werkzeuge und Sprachmodelle wollen Sie einsetzen, und warum genau diese?
Wie testen Sie die Qualität der Ergebnisse vor dem Start?
Was passiert, wenn das Sprachmodell abgekündigt oder deutlich teurer wird?
Bekommen wir alle Zugänge, Konfigurationen, Prompts und Automatisierungs-Abläufe übergeben?

Datenschutz und Sicherheit

Wo werden unsere Daten gespeichert und verarbeitet: USA-Cloud, EU-Cloud oder eigener Server?
Werden unsere Daten zum Training von Modellen verwendet?
Stellen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO bereit, und welche Unterauftragsverarbeiter gibt es?
Wie wird die Kennzeichnungspflicht für KI-Systeme nach EU-KI-Verordnung umgesetzt, wo sie zutrifft?

Kosten und Betrieb

Was kostet das Projekt einmalig, und welche laufenden Kosten entstehen pro Monat?
Welche Kosten hängen von der Nutzung ab (Nachrichten, Minuten, Dokumente)?
Was ist im Wartungsvertrag enthalten, und wie schnell reagieren Sie bei Störungen?
Wie kommen wir aus dem Vertrag heraus, und wie erhalten wir dann unsere Daten?

Welche Warnsignale sollten Sie ernst nehmen?

Das deutlichste Warnsignal ist ein Anbieter, der Ergebnisse verspricht, bevor er Ihre Abläufe und Daten gesehen hat. Seien Sie außerdem vorsichtig bei diesen Punkten:

Garantierte Einsparungen wie "80 Prozent weniger Arbeit" ohne Analyse Ihres Betriebs.
Keine überprüfbaren Referenzen oder nur Demo-Projekte ohne echten Kunden.
Unklare Datenverarbeitung: Der Anbieter kann nicht sagen, wo Ihre Daten liegen, oder weicht der Frage nach dem AVV aus.
Nur mündliche Absprachen, kein schriftliches Angebot mit Leistungsbeschreibung.
Hohe Vorauszahlung von mehr als 50 Prozent ohne Meilensteine.
Abhängigkeit durch Verschluss: Zugänge laufen auf den Anbieter, Sie erhalten keine Administratorrechte und keine Exportmöglichkeit.
Lange Mindestlaufzeiten für Wartung oder Lizenz, bevor überhaupt klar ist, ob die Lösung funktioniert.
Druck: "Das Angebot gilt nur bis Freitag" oder Fördermittel, die "sofort weg sind".

Festpreis oder Abrechnung nach Aufwand?

Ein Festpreis ist für klar beschriebene Projekte die bessere Wahl, die Abrechnung nach Aufwand passt eher zu Projekten, deren Umfang sich erst im Verlauf zeigt. Beide Modelle haben ihre Berechtigung, wenn die Spielregeln klar sind.

Modell	Vorteile	Risiken	Worauf achten
Festpreis (Paket)	planbares Budget, Risiko liegt beim Anbieter, leicht vergleichbar	Anbieter kalkuliert Puffer ein, Änderungen kosten extra	genaue Leistungsbeschreibung, Anzahl Korrekturschleifen, Abnahmekriterien
Aufwand (Stundensatz)	flexibel, Sie zahlen nur tatsächliche Arbeit	Kosten schwer planbar, Anreiz zu Mehraufwand	Kostendeckel, wöchentliche Stundenberichte, Freigabe ab Schwellenwert
Mischform	Festpreis für Konzept und Pilot, danach Aufwand oder Monatspauschale	zwei Verträge, Übergang muss geregelt sein	klare Trennung der Phasen, Ausstiegsmöglichkeit nach dem Pilot

Stundensätze für KI- und Automatisierungsleistungen schwanken stark nach Erfahrung und Anbietertyp. Vergleichen Sie deshalb nie nur den Stundensatz, sondern immer die geschätzte Gesamtsumme für denselben Leistungsumfang. Typische Preisrahmen für Chatbot-Projekte finden Sie im Ratgeber Was kostet ein KI-Chatbot?.

Was gehört in den Vertrag?

In den Vertrag gehören mindestens Leistungsbeschreibung, Preis und Zahlungsplan, Abnahme, Rechte an den Ergebnissen, Datenschutz und Kündigung. Die folgenden Punkte sollten Sie schriftlich festhalten:

Leistungsbeschreibung: Was genau wird geliefert, was ausdrücklich nicht?
Zahlungsplan nach Meilensteinen: zum Beispiel 30 Prozent bei Start, 40 Prozent nach Pilot, 30 Prozent nach Abnahme.
Abnahmekriterien: messbar, etwa "beantwortet 40 definierte Testfragen korrekt".
Nutzungsrechte: Sie erhalten die Rechte an Konfiguration, Prompts, Abläufen und eigens erstellten Inhalten.
Herausgabe und Export: Zugänge, Daten und Dokumentation werden bei Vertragsende übergeben.
Wartung und Reaktionszeiten: was enthalten ist, wie schnell reagiert wird, was extra kostet.
Laufzeit und Kündigung: möglichst kurze Mindestlaufzeit für laufende Leistungen.
Haftung und Gewährleistung: Wer haftet, wenn die KI falsche Auskünfte gibt?

Warum ist der Auftragsverarbeitungsvertrag so wichtig?

Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist nach Art. 28 DSGVO Pflicht, sobald ein Dienstleister in Ihrem Auftrag personenbezogene Daten verarbeitet, also zum Beispiel Kundenanfragen, E-Mails oder Rechnungen. Ohne AVV verstoßen Sie als Auftraggeber gegen die DSGVO, nicht nur der Anbieter.

Der AVV regelt Gegenstand, Dauer, Art der Daten, technische und organisatorische Maßnahmen.
Er nennt alle Unterauftragsverarbeiter, etwa Cloud-Hoster oder Modellanbieter.
Bei Datenverarbeitung außerhalb der EU muss zusätzlich eine Grundlage für den Drittlandtransfer bestehen.

Mehr dazu im Ratgeber KI und Datenschutz (DSGVO).

Wie prüfen Sie Referenzen richtig?

Referenzen prüfen Sie am besten durch ein kurzes Telefonat mit dem Referenzkunden, nicht nur durch Logos auf der Website. Fragen Sie dabei:

Wurde das Projekt im vereinbarten Budget und Zeitrahmen fertig?
Läuft die Lösung heute noch im Alltag?
Wie war die Kommunikation bei Problemen?
Würden Sie den Anbieter wieder beauftragen?

Wie unterstützt Sie connect4ai bei der Auswahl?

Auf connect4ai vergleichen Sie Anbieter nach Leistung, Preisart, Branchenerfahrung und Datenschutz-Stufe. Anbieter der Stufe "Geprüft" haben Gewerbenachweis, Identität und eine AVV-Vorlage hinterlegt, die Stufe "Verifiziert" setzt zusätzlich zwei überprüfte Referenzen voraus. Bewertungen können nur Kunden abgeben, die über die Plattform beauftragt haben. Jedes Angebot zeigt eine Datenschutz-Ampel: USA-Cloud, EU-Cloud oder eigener Server. Wenn Sie Ihren Bedarf noch nicht genau kennen, starten Sie mit dem kostenlosen KI-Bedarfs-Check und stellen Sie daraus eine Projektanfrage. Alle Pakete finden Sie unter Angebote, unabhängige Beratung unter KI-Strategie und Beratung.

Häufige Fragen

Woran erkenne ich einen seriösen KI-Dienstleister?

Ein seriöser KI-Dienstleister nennt überprüfbare Referenzen, liefert ein schriftliches Angebot mit Leistungsumfang und allen laufenden Kosten, sagt klar, wo Ihre Daten verarbeitet werden, und stellt einen Auftragsverarbeitungsvertrag bereit. Er verspricht keine Einsparungen, bevor er Ihre Abläufe kennt.

Ist ein Festpreis bei KI-Projekten sinnvoll?

Ja, für klar beschriebene Projekte wie einen Website-Chatbot oder eine bestimmte Automatisierung ist ein Festpreis sinnvoll, weil das Budget planbar bleibt. Bei offenem Umfang empfiehlt sich ein Festpreis für Konzept und Pilot und danach Abrechnung nach Aufwand mit Kostendeckel.

Brauche ich mit einem KI-Dienstleister einen AV-Vertrag?

Ja, sobald der Dienstleister in Ihrem Auftrag personenbezogene Daten verarbeitet, ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO Pflicht. Das gilt auch für Unterauftragsverarbeiter wie Cloud-Hoster oder Modellanbieter.

Gibt es eine Zertifizierung für KI-Berater?

Eine gesetzlich vorgeschriebene Zertifizierung für KI-Berater gibt es in Deutschland nicht. Hersteller-Zertifikate, etwa für Automatisierungsplattformen, und nachprüfbare Referenzen sind die besseren Anhaltspunkte.

Wie viel Anzahlung ist bei einem KI-Projekt üblich?

Üblich sind Zahlungspläne nach Meilensteinen, etwa ein Drittel bei Projektstart und der Rest nach Pilot und Abnahme. Eine Vorauszahlung von mehr als 50 Prozent ohne Meilensteine ist ein Warnsignal.

KI-Dienstleister finden: Checkliste für die Auswahl